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PARÓQUIAS
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Informatização das Paróquias
CARTA DA VIGARARIA GERAL
Referindo as etapas do processo de informatização do Patriarcado de Lisboa, a qual se estende neste momento às paróquias da diocese, a Vigararia Geral dirigiu a todos os párocos a carta que se segue.
Rev.mo Pároco:
Como é do conhecimento de V. Rev.cia iniciou-se em 1999 o processo de informatização do Patriarcado de Lisboa, correspondendo assim às potencialidades oferecidas pelas novas tecnologias, como instrumentos adequados à maior qualidade e eficiência da acção pastoral da Igreja.
Criado o site do Patriarcado em Julho desse ano, a informatização da diocese foi-se fazendo gradualmente, com resultados provados na área da comunicação do Patriarcado com a opinião pública e das estruturas diocesanas entre si e com outras instituições eclesiais.
Além dos serviços centrais do Patriarcado (Cúria, Gabinete do Patriarca e Casa Patriarcal) cerca de 50% das Paróquias dispõem hoje de equipamento electrónico, e mais de duas dezenas delas criaram o seu site próprio. Trata-se dum projecto em evolução e crescimento, cujos efeitos positivos já se sentem na dinâmica pastoral da diocese. Há cerca de um ano, porém, algumas paróquias deram início ao processo de informatização dos seus serviços paroquiais, criando ou buscando para o efeito programas que lhes parecem adequados. O Departamento de Informática da Cúria Patriarcal tem vindo a acompanhar o processo, visualizando os programas escolhidos ou propostos, comparando-os com outros e dialogando com especialistas e utentes dos mesmos.
De posse dos resultados de todo este trabalho, a Vigararia Geral achou conveniente acolher a proposta de programa da empresa SCP, Desenvolvimento de Programas Informáticos, Lda., por lhe parecer conforme com a orientação da diocese, por já estar a servir mais de duas dezenas de paróquias do Patriarcado, e por ter tomado em conta sugestões vindas do Departamento de Informática da Cúria Patriarcal.
Porque se trata dum instrumento novo, que não pode pôr em causa as normas eclesiásticas que regem as estruturas paroquiais e as relações destas com os Serviços da Cúria, a sua utilização terá em princípio o carácter de teste, sujeito a uma avaliação que, por iniciativa da Vigararia Geral, se fará em tempo oportuno.
Adverte-se de modo especial que se mantém válido o que sobre a apresentação dos livros de registo e de contas das paróquias vem determinado desde 2 de Janeiro de 1985 (Vida Católica – 1986, Número Especial, pág. 295 e seguintes) e de que transcrevo o n.º 4. “Para organização dos livros de registo as paróquias adquirem na Cúria Patriarcal as folhas correspondentes, que mandarão imediatamente reunir em volume e encadernar, a encargo seu, só depois se lavrando o termo de abertura” e do n.º 5. “A partir da presente data, o registo paroquial deixa de se fazer em cadernos soltos, pelo perigo de extravio e outros inconvenientes”.
Assim sendo, as paróquias que estiverem interessadas em dotar-se do programa para tal fim proposto pela SCP, Desenvolvimento de Programas Informáticos, Lda., poderão solicitá-lo directamente a esta empresa com sede na Av. Dr. Nicolau Carneiro, n.º 95, 4590-513 PAÇOS DE FERREIRA; Tel. 255 865 941 / 255 866 777; Fax 255 962 428; paroquias@scpdpi.com
Deus guarde V. Rev.cia
Cón. António Marim
Vigário GeralLisboa, 25 de Janeiro de 2005
LIVROS DE REGISTO E DE CONTAS
DAS PARÓQUIAS
Tem-se verificado uma utilização crescente, nos serviços paroquiais, do programa da Empresa SCP, Desenvolvimento de Programas Informáticos, Lda., designadamente como suporte informático para os livros de registo e de contas das paróquias, a qual foi oportunamente autorizada pela Vigararia-Geral, com carácter experimental (cf. Vigararia-Geral, Nota sobre a Informatização de Paróquias, Vida Católica, 3ª série, Ano VII, nº 19, Janeiro/Abril de 2005, pp. 331-332). É um processo recente que revela algumas vantagens em relação ao tradicional, mas que contém alguns riscos a que é preciso obviar.
Feita a devida avaliação desta nova experiência, autoriza-se, a título definitivo, a possibilidade de utilizar o referido programa para os livros de registo e de contas das paróquias. Nesse sentido, apresentam-se as normas seguintes, que actualizam as que até agora têm estado em vigor (cf. Vida Católica, Apresentação dos livros de registo e de contas das paróquias, 1986, Número Especial). Para a sua elaboração, tiveram-se em conta, também, as determinações do novo Estatuto das Vigararias e dos Vigários (cf. Vida Católica, 3ª série, Ano VIII, nº 23, Maio/Agosto de 2006, pp. 124-132).
A. Livros de registo
1. Em todas as paróquias, deve existir um livro próprio, encadernado, para cada um dos seguintes registos: baptismos, crismas, casamentos, catecúmenos e óbitos (neste último caso, só relativamente aos enterros efectuados e não aos simples depósitos).
2. Para a elaboração dos livros de registo, as paróquias podem, a partir da presente data, utilizar dois processos, consoante o sistema a utilizar:
sistema manuscrito;
sistema informático, aprovado pelo Patriarcado.
3. Os livros de registo podem servir para vários anos seguidos. Nestas condições, os livros podem não coincidir com anos completos. Quando se chegar à última folha, encerra-se o livro nessa mesma data, seja qual for a altura do ano em que se esteja, e abre-se em continuidade um novo livro.
4. Qualquer que seja o sistema que se utilize, as paróquias adquirem na Cúria Patriarcal o papel próprio correspondente.
5. As paróquias, que utilizem o tradicional sistema manuscrito, devem imediatamente reunir e encadernar em volume as folhas correspondentes, a encargo seu; só depois se deve lavrar o termo de abertura.
6. As paróquias que utilizem o sistema manuscrito devem atender aos seguintes aspectos:
a numeração das folhas é seguida, da primeira à última;
não podem existir folhas de permeio em branco;
nenhuma folha em branco, ou só parcialmente preenchida, deve ser apresentada para a recolha de assinaturas.
7. As paróquias que utilizem o sistema informático devem proceder do seguinte modo:
utilizar sempre impressora laser, para garantia de durabilidade;
no referente ao assento dos baptismos, deve utilizar-se, em cada folha, apenas a parte da frente;
cada assento deve ser introduzido em saca catálogo de mica e arquivada em dossier próprio com caixa e devidamente identificado;
o termo de abertura de cada livro deve ser feito na ocasião da primeira celebração correspondente;
só se deve constituir um livro de assentos com um mínimo 25-30 folhas, salvo se, decorridos dois anos após a data do primeiro assento, não se tiver atingido esse número de páginas. Neste caso, constitui-se o livro com o número de páginas até então obtido;
se no final do ano civil não se atingir aquele número de assentos, os mesmos devem reunir-se em encadernação provisória com baguette e capa de acetato, com as folhas devidamente ordenadas segundo o número de assento e com índice do ano;
para se constituir um livro em definitivo, as folhas devem ser ordenadas segundo o número de assento, encadernadas e providas de termo de abertura, índice e termo de encerramento;
guardar sempre, fora da máquina e em locais diferentes, os originais e uma cópia de segurança de todos os documentos;
imprimir os assentos dois/três dias antes da celebração correspondente, omo forma de prevenir eventuais falhas do sistema informático.
8. Os livros de registo constituídos nas formas referidas em 2.1 e 2.2, são apresentados ao visto e autenticados, todos os anos, no primeiro trimestre, independentemente do número de folhas que estiverem preenchidas, mas sempre com referência ao fim de Dezembro do ano anterior.
9. Nas paróquias das Vigararias da região pastoral de Lisboa, a entidade a quem pertence o visto e a autenticação dos livros de registo é o Vigário Geral. Nas paróquias das restantes Vigararias, é o respectivo Vigário. Se este for pároco, os livros da sua paróquia são vistos e autenticados pelo Vigário Geral e pelo Bispo Auxiliar ou Vigário Episcopal que acompanhe a região pastoral em que se insere a Vigararia.
10. À medida que forem recebendo, para visto e autenticação, os livros de registo, os Vigários anotá-lo-ão em mapa próprio. Este mapa deve ser preenchido em duplicado, guardando os Vigários um dos exemplares e enviando o outro ao Vigário Geral durante a primeira quinzena do mês de Abril. Mapa idêntico, por Vigararia, existe na Cúria Patriarcal para os livros que devem ser apresentados directamente ao Vigário Geral.
11. Com os livros de registo dos baptismos e dos casamentos devem apresentar-se os correspondentes extractos, sem os quais não se receberão os livros. As paróquias que usem o sistema informático devem juntar uma cópia de segurança em CD de todos os livros de registo.
12. Nas Vigararias que não pertençam à região pastoral de Lisboa, os extractos, depois de examinados pelos Vigários, são por estes remetidos à Cúria Patriarcal, juntamente com os mapas a que se refere o número anterior. Tanto nos extractos como nos livros, deve constar a indicação de «visto e conferido», assinada pelo Vigário.
13. Em relação aos livros de registo dos crismas, dos catecúmenos e dos óbitos, dispensam-se os extractos, mas o averbamento dos crismas será feito no respectivo assento do baptismo, manualmente.
B. Livros de contas
14. Também nos três primeiros meses de cada ano, as paróquias devem apresentar às entidades referidas no nº 9, para ser visado e conferido, o livro das contas relativas ao ano anterior, encerradas em 31 de Dezembro.
15. Ao livro de contas junta-se, para arquivo e apreciação da Cúria Patriarcal, o correspondente resumo (balancete) das receitas e despesas, sem o qual não se receberá o livro.
16. Como para os extractos dos livros de registo dos baptismos e dos casamentos, nas Vigararias fora da região pastoral de Lisboa, os balancetes ou resumos das receitas e despesas, juntamente com os mapas descritivos da situação geral da Vigararia no aspecto administrativo, depois de examinados pelos Vigários, são por estes remetidos à Cúria Patriarcal durante a primeira quinzena do mês de Abril do ano seguinte àquele a que respeitam.
17. Sobre os resumos das receitas e despesas, a Cúria Patriarcal cobra às respectivas paróquias, em favor dos seminários, a tributação anual devida, segundo as tabelas diocesanas.
C. Observação final
18. O que nos números precedentes fica determinado aplica-se igualmente às quase-paróquias e vicariatos paroquiais.
Lisboa, 09 de Outubro de 2007
Por mandato
O Vigário Geral
D. Tomaz Pedro Barbosa Silva Nunes
Bispo Auxiliar de Lisboa
